Pfff, ken je dat gevoel? Dat gevoel dat je nog zoveel moet doen in zo weinig tijd? Als ondernemer heb je altijd een ellenlange to-do lijst. En het lijkt dat die lijst vaker langer wordt dan korter. Als jij af en toe niet meer weet waar je moet beginnen, dan kunnen deze productiviteit tips je helpen.
- Plan je agenda. Je eerste taak: plan je agenda. Niet zomaar ‘doen wanneer het uitkomt’, maar vooraf bepaalde uren in je agenda blokken. Waarschijnlijk zijn er bepaalde tijden waarop het druk is in je winkel (zoals zaterdagmiddag, of misschien het moment waarop leveringen binnenkomen). Reserveer die tijden dan om op de winkelvloer aanwezig te zijn. Andere, rustigere tijden reserveer je weer voor het doen van de administratie of het afhandelen van je email. Zo’n (min of meer) vast schema geeft je meer rust en overzicht.
- Batch werkzaamheden. Groepeer werkzaamheden waar je kan. Al je inkoopbezoeken op 3 of 4 dagen plannen werkt handiger dan iedere week een bezoekje inplannen. Een uurtje per week je activiteiten voor social media plannen is productiever dan iedere dag opnieuw weer een post verzinnen. Natuurlijk, niet iedere taak is hiervoor geschikt. Maar wanneer mogelijk loont het om activiteiten te batchen.
- Stel prioriteiten. Bepaal wekelijks en dagelijks je prioriteiten. Wat is het belangrijkste dat je voor elkaar wil krijgen? Komen er andere taken voorbij, bepaal dan of deze je helpen bij je prioriteiten of niet. Zo niet, dan blijven ze gewoon wachten totdat je jouw prioriteit afgehandeld hebt. (En ja, dat kan soms best lastig zijn. Soms lijken bepaalde zaken ‘dringend’, maar stiekem zijn ze dat helemaal niet. De meeste emails bijvoorbeeld kunnen echt wel een paar uurtjes of tot morgen wachten.)
- Bepaal je piektijden. Iedereen heeft een bepaald ritme. Het kan daarom helpen om eens in de gaten te houden wanneer jij op je productiefst bent. In de ochtenduren? Of juist de avond? Persoonlijk ben ik het productiefst in de avond en op een dag als zondag. Rustige tijden waarop ik niet word afgeleid. En op dat soort tijdstippen plan ik dan ook graag de werkzaamheden die mijn volle aandacht vragen.
- Laat je niet afleiden. Heb je een uurtje of aantal uurtjes gepland voor een bepaalde taak, laat jezelf dan niet afleiden. Leg de telefoon bij iemand anders neer. Houd je emailprogramma gesloten. Blijf weg van Facebook en YouTube. Zet die pak koekjes maar even ergens anders neer. Zo werk je een stuk productiever en krijg je meer gedaan in minder tijd.
- Doe de vervelendste taak als eerste. Een takenlijstje voor je liggen? Start dan altijd met de vervelendste taak. Die taak waar je eigenlijk tegen op ziet. Die het meeste van je vraagt. Die het ingewikkeldste is. Door daar eerst je aandacht op te richten en deze taak af te werken, gaat de rest van je taken opeens een stuk sneller.
- Focus je op één taak tegelijk. Ben jij ook altijd met drie dingen tegelijk bezig? Je hebt je agenda half bijgewerkt, terwijl die voorraad inboeken al voor een kwart is gebeurd en je tussendoor ook nog snel even een telefoontje hebt afgewerkt. Stop daar mee. Je bent productiever wanneer je jezelf op één taak focust. En wanneer je pas start met taak nummer twee wanneer je taak nummer één helemaal af hebt.
- Delegeer. Eigenlijk één van de makkelijkste manieren om je productiviteit een boost te geven. En tegelijk één van de moeilijkste. Want alhoewel er medewerkers zijn die taken over kunnen nemen (of er altijd wel iemand is die je in kan huren of lief aan kan kijken), geven wij ondernemers niet zo graag iets uit handen. Want we kunnen het zelf toch beter. Er kan vanalles mis gaan als iemand anders zich mengt in jouw project. En dan moet je het uiteindelijk alsnog zelf helemaal opnieuw doen. En alhoewel ik me helemaal in die gedachten kan verplaatsen (die springen namelijk ook regelmatig op in mijn hoofd), spoor ik je toch aan zoveel mogelijk taken te delegeren. Ook die taken waarvan je denkt “maar dat kan echt niet”. Gun anderen een leerproces. Wees diegene die aan je winkel werkt, in plaats van in je winkel. Niet alleen geeft het jou meer ruimte voor de echt belangrijke zaken, het zorgt er ook nog eens voor dat jouw winkel ook top draait wanneer je niet aanwezig bent (gepland of ongepland).
- Ruim op. Stressvrij werken in een volgepakte omgeving, dat lukt niet. Ruim dus op. Of het nu gaat om je werkplek, de toonbank of je mailbox. Met een opgeruimde werkplek zorg je voor overzicht en rust in je hoofd. Is het nu één grote puinhoop bij je? Plan dan wat meer tijd in om één keer een grote schoonmaak te houden. En vanaf dat moment ruim je iedere dag, aan het einde van je werkdag, je werkplek op. Zo start je iedere nieuwe dag met een schone leid.
- Plan de dag van morgen vandaag. En zo aan het einde van de dag is het ook goed om de dag van morgen vast voor te bereiden. Leg alles klaar wat je die dag nodig hebt. Maak vast een to-do lijstje voor de volgende dag. Het zorgt voor een ontspannen avond of betere nachtrust, waardoor je de volgende dag met nieuwe energie begint.
Heb je andere productiviteit-tips? Wat doe jij om meer gedaan te krijgen in minder tijd? Laat je favoriete tips achter in de Facebook groep van Kooplust.
SCHRIJF JE IN VOOR DE GRATIS INSPIRATIEMAILS VAN KOOPLUST
Ontvang tijdelijk dit e-book cadeau
Via de Inspiratiemails ontvang je wekelijks praktische tips voor je winkel (niet te lezen op de website van Kooplust!), toegang tot exclusieve events en af en toe een aanbieding om samen te werken met Kooplust. En: nu tijdelijk als bonus het e-book 'De 5 stappen om een slechtverkopend product te slijten' als cadeau bij je inschrijving.
Je gegevens worden verwerkt volgens het Privacybeleid van Kooplust.