Welke apps en tools helpen mij om mijn tijd te managen en tijd te besparen? Ik krijg vaak de vraag hoe ik het voor elkaar krijg: wekelijks een nieuwsbrief, actief zijn op social media, podcasts, blogs… Nu houd ik ervan om slim te werken, dus ik maak gebruik van een aantal handige apps & tools die me helpen tijd te besparen. En in deze podcast deel ik een aantal van die tools en apps met je, die ook jou als winkeleigenaar helpen je tijd beter te managen.
Klik op de play-knop om de podcast te beluisteren, of scroll verder en lees de uitgeschreven blog.
Transcript
We zitten volop in de vakantieperiode: een tijd van relaxen en uitrusten. Maar niet voor ons allemaal, want niet iedereen heeft de mogelijkheid om de batterij op te laden in deze periode. Sommigen van jullie hebben misschien geen team dat hun vakantie kan opvangen en durven het niet aan om de winkel te sluiten, bij anderen is vanwege een privésituatie de rust ver te zoeken. Wanneer deze podcast uitkomt ben ik net terug van een vakantie in Italië (ik heb deze podcast vóór mijn vakantie opgenomen, zodat ik niet meteen weer volle bak aan het werk hoef) en ik hoop tijdens de vakantie een klein beetje rust te hebben gekregen. Met 3 kleine kinderen van 5, 4 en 3 jaar is de rust voor mij soms ook ver te zoeken, maar langzaamaan worden de kids wel iets ouder en kunnen ze zichzelf of elkaar even vermaken. Dus ik hoop minstens 1 boek te hebben gelezen wanneer ik weer terug ben!
Het is makkelijk om na de vakantieperiode meteen weer opgeslokt te worden door alles wat er moet gebeuren en snel weer terug gezogen te zijn in het normale ritme, en dat gevoel van rust en relaxen kwijt te zijn. Als ondernemer heb je heel wat ballen hoog te houden, en als je ergens tijd op kan besparen dan is dat ontzettend fijn. Om die reden deel ik vandaag een aantal apps en tools met je die mij helpen om tijd te besparen en die ook jou als winkeleigenaar kunnen helpen efficiënter te werken.
Laten we beginnen met de eerste op de lijst, en eigenlijk is dit een ontzettend saaie tool. Bijna een dinosaurus qua leeftijd, in een tijd waarin nieuwe apps en tools je wekelijks om het hoofd vliegen. Maar het is wel de tool die ik het allermeest gebruik om tijd te winnen.
Tool nummer 1: Word
Welke tool dat is? Word. Het tekstverwerkingsprogramma van Microsoft. Supersaai, ik weet het. Maar ik gebruik het zo vaak.
En dit is hoe het mij helpt om tijd te winnen. Een van de tactieken die ik heel veel inzet om tijd te winnen, is de mise-en-place-tactiek. De mise-en-place-tactiek heeft haar naam te danken aan de manier waarop deze tactiek doet denken aan chef-koks. Wat doen chef-koks namelijk? Nou, zij weten dat ze op bepaalde momenten onder tijdsdruk moeten presteren: in het restaurant komen alle gasten ergens tussen 6 en 8 aan tafel, en moeten dan in kort tijdsbestek allemaal hun eten krijgen, allemaal perfect bereid. Alleen al als je daaraan denkt, voel je de stress bijna. Dus wat doen die chef-koks om optimaal te kunnen presteren wanneer dat moet? Ze bereiden alles voor. De mise-en-place, zoals dat heet. Ze snijden de groente, de saus wordt alvast bereid, de vis wordt schoongemaakt: alle voorbereidende werkzaamheden die gedaan kunnen worden, die worden gedaan. Zodat op het moment waarop er gepresteerd moet worden, alles vlot verloopt.
Nu, deze tactiek kan je ook gebruiken om op andere momenten optimaal te presteren. Door alles voor te bereiden wat je kan voorbereiden, zodat je op het moment zelf alleen maar het hoognodige hoeft te doen en vlotter je taak af kan hebben. Dat is de mise-en-place-tactiek.
En dit is hoe ik die tactiek toepas om tijd te winnen. Bij vrijwel alles wat er in mijn agenda staat, bekijk ik hoe ik dat kan voorbereiden. En die voorbereiding, die doe ik over het algemeen in Word, vandaar dat deze dinosaurus onder de apps en tools een van mijn favorieten blijft.
Een taak bijvoorbeeld als deze podcast opnemen: ik bereid dat voor. Mijn tekst staat uitgeschreven in Word, zodat als ik eenmaal plaatsneem voor de microfoon, ik meteen kan presteren. En zelfs dat uitschrijven in Word, dat bereid ik voor in Word. Voor het schrijven van podcasts en mails plan ik schrijfdagen in. Dagen waarop ik alleen maar schrijf. Een paar dagen voor zo’n schrijfdag open ik Word. En dan zet ik alvast op een rijtje: hoeveel mails of podcasts wil ik schrijven? Waar gaan die mails en podcasts over? Ik noteer alle mails en podcasts in Word, ik schrijf erbij wanneer ik deze ga publiceren en ik bepaal alvast het onderwerp. Ik maak dan ook alvast een grove uitlijning van wat ik wil vertellen: ik schrijf bijvoorbeeld een paar punten op die ik zeker wil gaan benoemen, of google even om wat inspiratie op te doen over wat ik in mijn tekst kan aanstippen.
Ik bereid alles voor. Ik ben bezig met de mise-en-place, net zoals een chef-kok. Want zodra die schrijfdag dan aanbreekt, kan ik meteen gaan schrijven. Voorheen deed ik het zo niet. Dan begon ik zo’n schrijfdag eerst met het bedenken van een onderwerp, het opschrijven van punten die ik wilde benoemen, de datum waarop ik de mail wilde versturen. En voordat ik het wist, was er dan al 2 uur van mijn schrijfdag voorbij en had ik nog geen verhaal op papier staan. Wanneer ik dat wel al voorbereid, dan gebruik ik die schrijfdag veel efficiënter. Dan hoef ik niet te schakelen tussen een onderwerp bedenken, inspiratie zoeken, schrijven. Nee, ik hoef alleen nog maar te schrijven. Al dat voorbereidende werk is gedaan. En dat betekent een enorme tijdwinst. Want ik weet niet of je het weet, maar een van de dingen die ontzettend veel tijd kost, is schakelen tussen verschillende activiteiten. Als je hersenpan constant moet nadenken: Oké, wat moet ik nu doen? Waar was ik net mee bezig? Wat is de volgende stap? Dat vraagt enorm veel energie en tijd. Onderzoek toont aan dat dat multitasken je wel 40% van je tijd kan kosten.
Dus voorbereiden, en je daardoor op het moment van presteren nog maar hoeven richten op 1 of misschien 2 taken, is een enorme bron van tijdwinst. Nu, ik snap dat jij misschien geen schrijfdagen in kan plannen, maar je kan wel kijken welke taken jij kan voorbereiden. Denk in kleine stapjes. Als jij bijvoorbeeld je socialmedia-posts voor volgende week wil maken: open een Word-document en schrijf vast op hoeveel posts je wil maken, en wat de onderwerpen van die posts zijn. Doe dat vandaag, en schrijf dan morgen die 3 of 4 posts. En overmorgen schrijf je op welke foto’s je wil maken voor bij je posts. En de dag daarna maak je die foto’s. Door de mise-en-place-tactiek toe te passen en je voorbereidingen allemaal in Word (of een andere tool, het hoeft niet per se deze dinosaurustool te zijn) te noteren, ga je sneller door je taken heen.
Tool nummer 2: Meldingenoverzicht
Tool 2 om tijd te besparen (en deze vind ik echt fantastisch): het geplande meldingenoverzicht op mijn iPhone. Ik werd op een gegeven moment echt gek van alle meldingen die mijn telefoon me gaf. Meldingen van Facebook en Instagram, meldingen van de kinderopvang-app, meldingen van de basisschool-app, meldingen van iedere app op mijn telefoon feitelijk. Het kost ontzettend veel tijd, want je raakt constant afgeleid. Als je op je telefoon ziet dat iemand je een DM gestuurd heeft, dan wint de nieuwsgierigheid het van de productiviteit, en voordat je het weet zit je weer een halfuur op je telefoon omdat je vanuit die DM op iemands profiel belandde, daarna in je tijdlijn en vervolgens in het profiel van je concurrent. Ik ontdekte op een gegeven moment dat ik in mijn iPhone in kon stellen dat meldingen van apps alleen op specifieke tijdstippen getoond worden. Dus nu geeft mijn telefoon 3 keer per dag meldingen: 1 keer om 9.00 uur in de ochtend, 1 keer om 12.00 uur en 1 keer om 20.00 uur. Ik raak minder afgeleid, dus het is een hele goede tijdbespaarder. Als je dit in wil stellen op jouw telefoon, google dan even op meldingenoverzicht en het merk van je telefoon, dan kom je vast en zeker bij een help-artikel dat uitlegt hoe je dat instelt.
Tool nummer 3: Asana
Tool nummer 3 om tijd te besparen: Asana. Asana is een projectmanagementtool, en vooral handig wanneer je met een team werkt of wanneer je graag een gestructureerd overzicht wil hebben van je taken. Binnen Kooplust werken we bijvoorbeeld met een aantal projecten die ieder jaar terugkomen, zoals het ontwikkelen van de Jaarplanner of de inschrijfrondes van de Retail Academy. Ik heb een jaar of 2 geleden heel veel tijd gestoken in het uitwerken van alle taken die we tijdens zo’n project doen. Deze taken hebben we in Asana gezet, en in Asana kunnen we iedere taak vervolgens toewijzen aan een medewerker en er een deadline aan hangen. Dat betekent dat we niet iedere keer opnieuw het wiel hoeven uit te vinden: we kopiëren simpelweg de taken van vorig jaar en hangen daar alleen een nieuwe deadline aan.
We communiceren als team ook in Asana, waardoor alle communicatie over een taak of project bij elkaar staat en niet in losse mails in onze inboxen staat, waar ook allerlei mails in binnenkomen over andere taken en projecten. Dat zorgt voor een heel duidelijk overzicht en het werkt ontzettend fijn bij projecten waar we als team samen aan werken. Maar ik gebruik het ook voor taken die ik alleen uitvoer. Ik moet bijvoorbeeld iedere maand een aantal dingen voor de administratie doen, en in Asana staat voor iedere maand een taak klaar, precies met alle dingen die ik telkens voor de administratie moet doen. Dat helpt me om niets te vergeten. Ik kan gewoon iedere maand dat lijstje nalopen en zorgen dat ik alles wat er moet gebeuren, doe.
Dus of je nu met een team of alleen werkt: Asana kan je helpen gestructureerder te werken en overzicht te behouden. Je kan het bijvoorbeeld gebruiken om alle taken in te zetten voor een evenement dat je jaarlijks organiseert, of alle voorbereidende taken voor je uitverkoop, of alle taken rondom je administratie. Asana heeft een gratis versie waarmee je al heel veel kan, wij gebruiken als team met 5 personen nog steeds de gratis versie. Het is dus echt een hele fijne tool als je je taken overzichtelijk wil houden.
Tool nummer 4: Agenda
Tool nummer 4 om tijd te besparen: ook een soort dinosaurus onder alle apps en tools, want een van mijn favoriete tools om gestructureerd en productief te werken, blijft toch een fysieke agenda. Ik heb ook een digitale agenda hoor, maar als ik mijn week voorbereid dan pak ik daar toch altijd mijn fysieke agenda bij: een Kooplust Jaarplanner. Ik houd ervan om gedurende de week mijn agenda open te hebben liggen op mijn bureau en een snelle blik te kunnen werpen op wat ik die dag moet doen. En als het is gedaan, die taken af te kunnen strepen. Dat vraagt op mijn computerscherm minder switchen en programma’s open zetten, en dat werkt voor mij effectiever.
Op dit moment ligt er een 2024 Jaarplanner op mijn bureau, maar de voorverkoop voor de Jaarplanner van 2025 is nu geopend. We maken de Kooplust Jaarplanner, de enige agenda speciaal voor winkeleigenaren, voornamelijk op bestelling – dus we geven iedereen tijdig de kans om een exemplaar te bestellen en we produceren vervolgens alleen wat er besteld is en een heel klein beetje extra. Dus als jij zo’n exclusieve Jaarplanner wil bemachtigen voor 2025, dan is nu het moment om deze te bestellen. De voorverkoop is nog een paar weken geopend, en daarna is je kans verkeken.
In de agenda voor 2025 vind je onder andere:
✅ Een vragenlijst die jou helpt jouw doelen voor 2025 in kaart te brengen.
✅ Een plek om je dagelijkse to-do’s en prioriteiten in op te schrijven, maar ook maandkalenders om een overzicht te maken van je plannen en promoties.
✅ Ruimte om de belangrijkste cijfers van je winkel bij te houden (en tips voor hoe je dit aanpakt).
✅ Een maandelijkse checklijst van welke taken je die maand niet mag vergeten uit te voeren voor je winkel.
✅ Een wekelijkse tip van Kooplust om je te helpen bij de groei van je winkel.
✅ Een maandelijks evaluatieformulier om de successen en verbeterpunten van je winkel te analyseren.
Bestel je NU vast je Jaarplanner voor komend jaar, dan…
👉 … ontvang je 10 euro korting (je bestelt de Jaarplanner dan voor 59,95 euro in plaats van 69,95 euro). Alle info over de Jaarplanner vind je via kooplust.com/agenda en via die pagina bestel je ook jouw exemplaar.
Tool nummer 5: TidyCal
Oké, door naar tool nummer 5 om tijd te besparen: TidyCal. Deze tool is fantastisch als je winkel met afspraken werkt. Ik hoor met regelmaat dat winkels die met afspraken werken veel tijd kwijt zijn aan het maken van die afspraken, en dat er ook met regelmaat mensen niet komen opdagen. Wat je met TidyCal kan doen, is heel dat proces automatiseren. Ik gebruik het bijvoorbeeld voor afspraken met winkels die overwegen mij in te schakelen. Wij sturen ze dan een link naar een TidyCal-agenda, en die TidyCal-agenda is gekoppeld aan mijn agenda. Die winkels kunnen dan zien op welke tijdstippen het mogelijk is om een afspraak met mij in te plannen, en ze kiezen zelf het tijdstip dat hen ook past. Plannen ze een afspraak in, dan krijgen ze automatisch een bevestigingsmail met daarin alle details van de afspraak (zoals het tijdstip, de locatie, enzovoorts) en het systeem stuurt ze ook op een aantal door mij gekozen tijdstippen reminders om de afspraak niet te vergeten. Als jouw winkel ook werkt met afspraken, dan raad ik je echt aan zo’n tool als TidyCal te gebruiken. Het scheelt je enorm veel tijd in heen en weer bellen of mailen om een geschikt tijdstip te vinden en door de reminders voorkom je dat mensen afspraken vergeten. Dus TidyCal.
Een andere vergelijkbare tool die wij in het verleden gebruikten is Calendly. Werkt ook prima, maar is wel wat prijziger dan TidyCal. Ik geloof dat TidyCal nog een aanbod heeft waarmee je voor een paar tientjes levenslang toegang krijgt, dus qua kosten is het te overzien.
Tool nummer 6: Canva
Tool nummer 6 om tijd te besparen, ook een van mijn persoonlijke favorieten: Canva. Fantastisch. Canva is een tool om afbeeldingen mee te maken in de breedste zin van het woord: dus van socialmedia-afbeeldingen, tot afbeeldingen voor in je nieuwsbrief, maar ook bijvoorbeeld flyers of zelfs Reels voor social media. De reden dat ik deze tool zo fantastisch vind, is dat het maken van afbeeldingen daarmee ontzettend simpel is. Voorheen moest je dat doen in ingewikkelde tools als Photoshop, maar met Canva is het echt een eitje. Canva biedt ontzettend veel templates, waardoor je zelf niet meer na hoeft te denken hoe je afbeelding eruit moet komen te zien. Je neemt gewoon een template, past die aan naar jouw huisstijl en zet erin wat je erin wil zetten – en klaar is Kees.
Wat ik echter het allerfijnste vind aan de tool, is dat iedereen het kan gebruiken. En dat betekent dat ik dingen makkelijk kan overdragen. Ik heb bijvoorbeeld binnen Canva een aantal templates gemaakt voor Kooplust voor social media. We hebben een stuk of 5 templates waarmee we rouleren, en die passen we dan telkens een klein beetje aan. Ik heb die templates gemaakt, en vervolgens een video opgenomen voor mijn team: dit is hoe we die templates gebruiken, dit is wat je telkens moet aanpassen, en dit is hoe je dat doet. Omdat Canva zo simpel werkt, is het volgen van die instructies voor iedereen te doen, zelfs voor iemand die bijvoorbeeld net werkzaam is bij Kooplust. En dat betekent dat ik een taak als het maken van afbeeldingen voor social media of de nieuwsbrief makkelijk van mijn bordje kan schuiven. En dat betekent: tijdwinst. Google even op Canva, dan vind je het vanzelf. Ze hebben een gratis versie om mee te starten waarmee je al een heleboel kan. Wij gebruiken ondertussen de betaalde versie, omdat dat met een team wat praktischer werkt, maar dat is echt geen vereiste in het begin.
Tool nummer 7: Typedesk
Dan tot slot, tool nummer 7 om tijd te besparen: Typedesk. Een tool waar een van mijn teamleden me een jaar geleden op wees, en waar ik begin dit jaar mee ben gaan experimenteren en van ben gaan houden. Typedesk is een tool waarin je bepaalde teksten op kan slaan, en door middel van het typen van een codewoord kan je die teksten in alle programma’s op je computer laten verschijnen. Wij gebruiken dat bijvoorbeeld voor antwoorden op veelgestelde vragen. We krijgen via mail en social media heel veel dezelfde vragen: mensen die zich bijvoorbeeld niet aan kunnen melden voor een gratis training, of mensen die een afspraak willen plannen met mij. Feitelijk waren we op al die vragen telkens dezelfde antwoorden aan het typen. We hebben daarvoor nu in Typedesk een standaardantwoord aangemaakt. En iedere keer dat we die vraag ergens tegenkomen, in de mail of in social media bijvoorbeeld, dan hoeven we maar een codewoord in te toetsen dat we zelf hebben uitgekozen (bijvoorbeeld: afspraakmarian) en dan verschijnt dat standaardantwoord. Waar ik het ook voor gebruik, is bijvoorbeeld voor bepaalde gegevens van Kooplust. Hoe vaak je bijvoorbeeld wel niet ergens je btw-nummer, of je KvK-nummer, of je telefoonnummer in moet geven. Ik ken al die gegevens niet uit mijn hoofd, dus ik was iedere keer weer in mijn facturen het btw-nummer op aan het zoeken, of in mijn telefoon het zakelijke telefoonnummer. Met Typedesk hoeft dat niet meer. Ik typ gewoon het codewoord in (bijvoorbeeld: telkooplust) en hoppa: in welke website of tool dan ook die openstaat op mijn computer, verschijnt vervolgens de info die ik nodig heb. Scheelt ontzettend veel tijd. Als je meer wil weten over deze tool, google dan even op Typedesk. Ze hebben geen gratis versie, maar gezien de tijdwinst betaal ik er persoonlijk met liefde voor.
Oké, dat waren ze. De 7 tools die mij helpen om tijd te besparen. Sommige van die tools gebruiken we al jaren, met andere zijn we gaan experimenteren of zijn we op een andere manier gaan gebruiken in de afgelopen maanden om nog meer tijd te winnen. Voor mij staat tijd besparen en mijn tijd beter indelen dit jaar als prioriteit nummer 1 in mijn agenda. We hebben de afgelopen 6 maanden daar binnen Kooplust al mooie stappen in gezet, en we zijn er nog niet mee klaar, maar ik heb wel al enorm veel geleerd over hoe je je tijd als ondernemer beter in kan delen. Ik weet dat het een onderwerp is waar ook velen van jullie mee worstelen, en daarom heb ik besloten om hier in het najaar een workshop over te organiseren. Dit gaan we doen tijdens die workshop:
⌛️ We gaan aan de slag met je tijdsindeling nu en kijken kritisch of je je tijd wel op de juiste manier aan het besteden bent.
⌛️ We kijken naar wat je eventueel moet uitbesteden en hoe je dat doet, zonder meteen enorme kosten of verplichtingen aan te gaan.
⌛️ We kijken naar de 5 manieren om tijd te besparen in welk proces dan ook en bepalen welke tactiek het beste past in jouw situatie.
Je vindt alle info over de Jaarplanner en de timemanagement-workshop via kooplust.com/agenda.
Voor nu: geniet nog even van de zomer (ook al mocht het weer even tegenzitten op het moment dat deze podcast wordt gepubliceerd), probeer wat uit te rusten en vergeet niet: het vraagt slechts een ministap om een megaresultaat voor je winkel te creëren.