Als winkeleigenaar heb je heel wat ballen in de lucht te houden. Soms is die to-dolijst zo overweldigend dat het lastig is om te bepalen waar te beginnen. De meest urgente en praktische zaken pak je in zo’n situatie meestal als eerste op, maar daardoor blijft AAN je winkel werken (en de groei die daarbij hoort) liggen. In deze podcast deel ik 5 simpele stappen die jou helpen om tijd te creëren voor jouw prioriteiten én meer gedaan te krijgen.
Klik op de play-knop om de podcast te beluisteren, of scroll verder en lees het uitgeschreven transcript.
Transcript
Inkoop, je marketing, de administratie, personeelsbeleid, klanten helpen, de winkel op orde houden… Er zijn talloze taken waar je als winkeleigenaar verantwoordelijk voor bent, en de lijst eindigt nooit. Het veroorzaakt met regelmaat stress, zorgt voor minder plezier in je werk en creëert het gevoel dat je altijd maar achter de feiten aan holt.
De belangrijkste (maar niet urgente) taken voor je winkel – ofwel: de taken die GROEI veroorzaken – die blijven dan liggen. Zonde, want op die manier beland je in een vicieuze cirkel van te weinig omzet en te weinig tijd hebben. Je omzet groeit niet omdat je geen tijd hebt, en je blíjft te weinig tijd houden omdat je omzet niet hoog genoeg is om (meer) hulp in te schakelen.
Als jij je in die situatie bevindt, dan is het tijd om die vicieuze cirkel te doorbreken. Maak de tijd om aan die prioriteiten van je winkel te werken. En dat doe je met behulp van de volgende 5 stappen.
Stap 1: Maak een afspraak met jezelf
Je eerste stap? Neem je agenda erbij. (De Kooplust Jaarplanner bijvoorbeeld – een agenda speciaal voor winkeleigenaren.) Plan iedere week een afspraak met jezelf in om aan de groei van je winkel te werken, en geef jezelf minimaal 2 uur per week de tijd om aan de groei van je winkel te werken.
Kies hiervoor een moment en een plek waarop je niet gestoord wordt. Sta je alleen op je winkelvloer, kies dan bijvoorbeeld een tijdstip in de avonduren – wanneer je zeker niet gestoord wordt door klanten. Heb je een team? Kies dan niet de kantine in je winkelpand als plek om deze uren te besteden, want je kan er vergif op innemen dat je medewerkers je daar vinden en met vragen binnenwandelen. Wat de plek en het tijdstip ook voor jou zijn: kies wat voor jou werkt om ongestoord je gang te kunnen gaan.
Deze afspraak in je agenda is dé belangrijkste afspraak in je agenda. Je haalt ‘m er niet uit omdat je tijd zoekt voor een andere afspraak. Je verschuift ‘m niet naar een later moment. Je schrapt ‘m niet omdat je er even geen zin in hebt. Je laat deze afspraak staan. Altijd.
Dat is soms lastig, zeker wanneer de rest van de taken op je to-dolijst schreeuwen om meer tijd. Zo’n afspraak met jezelf is dan vaak de eerste die uit je planner verdwijnt.
Maar doe het niet. Want wanneer jij een halfjaar lang iedere week 2 uur besteedt aan de groei van je winkel, dan herken je jouw bedrijf over 6 maanden niet meer terug. Schrap die afspraak daarentegen steeds en je blijft zitten waar je zit in die vicieuze cirkel van te weinig tijd en te weinig omzet (en daar zit je al veel te lang).
Stap 2: Delegeer
Je tweede stap is om te beginnen met (meer) delegeren. Ook wanneer je alleen op je winkelvloer staat.
Want zonder zaken uit handen te gaan geven, blijf je achter die feiten aan hollen. In die twee uur die je per week besteedt aan de groei van je winkel, ga je namelijk nog allerlei extra dingen bedenken om aan je to-dolijst toe te voegen. En zonder extra handjes wordt het onmogelijk om alles wat je nu al moet doen plus nog wat extra’s om groei te realiseren, in de praktijk uit te voeren.
Logischerwijs denk je bij deze stap: ‘Ja ho even, maar ik heb helemaal geen budget om (meer) hulp in te huren!’
Dit is het probleem van die denkwijze: het haalt je niet uit die vicieuze cirkel van te weinig omzet en te weinig tijd hebben.
De reden dat je te weinig omzet hebt, is omdat je te veel tijd kwijt bent met taken die niet in grote mate bijdragen aan de groei van je omzet. Dus hoe kan je omzet groeien, als je te veel tijd blijft besteden aan taken die geen omzetgroei veroorzaken?
Ik raad je aan om voor jezelf in kaart te brengen waar jij nu je tijd aan besteedt. Houd twee weken bij welke taken je per dag uitvoert, en hoeveel tijd je daarmee kwijt bent. Daarna doe je het volgende:
- Neem je omzet van afgelopen jaar erbij.
- Reken uit hoeveel uur je per jaar werkt.
- Deel je omzet van afgelopen jaar door het aantal uren dat je per jaar werkt.
- Het getal dat hier uitkomt is het uurloon van je winkel.
Stel dat jouw winkel afgelopen jaar 150.000 euro omzet behaalde. Je werkt gemiddeld 50 uur per week, en op 2 vakantieweken per jaar na ben je altijd aan het werk. Dat betekent dat je per jaar zo’n 50 uur per week × 50 weken = 2.500 uren werkt. Je uurloon komt dan uit op 150.000 / 2.500 = 60 euro.
Als je medewerkers hebt en niet alleen op je winkelvloer staat, dan neem je de uren die je team werkt mee in deze berekening. Dus is er, naast de 50 uur per week die jij werkt, nog een medewerker die 24 uur per week werkt en 5 vakantieweken per jaar heeft? Dan zijn er naast jouw 2.500 werkuren nog 1.128 uren (24 uur per week × 47 weken) van iemand anders die je meeneemt in je berekening. Het uurloon komt dan uit op 150.000 / 3.628 = 41,35 euro.
Nu je het uurloon van je winkel kent, neem je je lijstje erbij met de taken die je afgelopen twee weken uitvoerde. Bekijk dan: welke taken heb jij uitgevoerd waarvoor je iemand in zou kunnen huren die dat voor minder doet dan het uurloon van je winkel?
Al díé taken zou je uit moeten besteden.
Want door díé taken te delegeren, geef je jezelf de ruimte om aan de taken te werken die je omzet gaan verhogen. Geef die taken dus aan een bestaande medewerker, of aan iemand die je daarvoor nieuw inhuurt.
Winkeleigenaren neigen er soms naar íéts te ingewikkeld na te denken over het inhuren van hulp. Het moet meteen iemand zijn met het ideale profiel, die alles kan doen wat er maar komt kijken bij het werken in een winkel. En dan geloven ze ook dat zoiets waarschijnlijk moet met een heel-wat-uren-contract waar ze meteen langdurig aan vastzitten.
Gelukkig is dat dus totaal niet nodig. Hulp inhuren kan zo laagdrempelig zijn als je maar wil. Een paar tips:
- Je hoeft niet meteen álle taken rondom een bepaald onderdeel van je winkel uit te besteden. Kost social media je veel tijd, maar vind je het ook leuk om te doen? Prima. Kies dan gewoon de socialmedia-taken die je niet zo leuk vindt om uit te besteden. Schrijf bijvoorbeeld zelf je teksten en maak je eigen foto’s, maar delegeer het inplannen van die berichten aan iemand anders. Daar hoeft iemand echt geen enorme socialmedia-kennis voor te hebben (en het kost je ook weinig om daar iemand voor in te huren).
- Je kan ook delegeren aan mensen die niet werkzaam zijn in je winkel. Het is helemaal niet nodig om meteen een werknemer aan te nemen, of te verwachten dat de werknemer die fantastisch is in het helpen van klanten óók een genie is op het gebied van administratie. Huur voor een paar uur per maand iemand in die de expertise heeft die je zoekt. Dat doe je misschien al voor je administratie, maar dat kan bijvoorbeeld ook voor het maken van foto’s voor je socialmedia-strategie, het beantwoorden van e-mails, het analyseren van je doorverkoopcijfers of het maken van je nieuwsbrief. En dat hoeft echt geen bakken met geld te kosten, er zijn heel wat zzp’ers die voor een vriendelijk tarief jou allerlei taken uit handen willen nemen. Bonus: je zit op deze manier (meestal) ook niet vast aan een langdurig contract, wat betekent dat je altijd op kan zeggen als het inhuren van deze expert niet meer nodig is.
- Denk niet alleen na over het delegeren van taken die te maken hebben met je winkel, maar ook over taken thuis. Want als jij nu 2 uur per week besteedt aan het schoonmaken van je huis, en je kan voor minder dan het uurloon van je winkel een schoonmaakster inhuren die dat voor je uit handen neemt… dan heb jij alweer 2 uur gevonden waarmee jij meer omzet voor je winkel kan realiseren.
Neem de stap om te delegeren, want dát is waardoor jij en je winkel gaan groeien en de ruimte krijgen om te werken aan je prioriteiten. Vind je het lastig om hieraan te beginnen? Bepaal voor jezelf welke taak je als eerste wil uitbesteden, en maak vast een plan van aanpak: aan wie wil je vragen deze taak over te nemen, hoeveel tijd is deze persoon daarmee kwijt en wat moet je uitleggen aan diegene om die taak te kunnen overnemen? Maak iedere ministap die je alvast kan zetten. Google bijvoorbeeld naar ‘virtuele assistent’ en kijk wie in jouw omgeving in te huren is voor een aantal uur om een taak aan uit te besteden. Maak vast een document waarin je uitlegt hoe die taak aangepakt moet worden.
Je bereidt jezelf op die manier alvast voor op je wens. En geloof me, na een paar van die mini-stappen volgt al heel snel die grote stap waarin je echt gaat delegeren.
Stap 3: Schrap
Naast kijken naar wat je kan delegeren, is het ook de moeite waard om te kijken naar wat je kan schrappen. Dit klinkt misschien een beetje vreemd. Maar echt waar: heel wat taken van je to-dolijst zijn gewoon te schrappen. En ook dat levert je meer tijd op om te werken aan je prioriteiten.
Goed, de belastingaangifte schrappen is natuurlijk niet zo’n goed idee. Maar wat dacht je van het voor de zoveelste keer updaten van je website? Of die leverancier terugbellen, terwijl een mailtje veel minder tijd kost en ook voldoet? Uren besteden aan het in de gaten houden van je concurrentie?
Kijk naar wat écht nodig is op je to-dolijst en focus daarbij zoveel mogelijk op de taken die een direct en duidelijk effect hebben op de groei van je winkel.
Stap 4: Vergeet perfectionisme
Weet je wat jou uren tijd kost, terwijl het amper bijdraagt aan je succes? Perfectionisme.
Ik weet niet hoe vaak ik een winkeleigenaar al heb horen zeggen: ‘Ja, ik wil daar nu echt mee aan de slag. Maar ik wil het goed doen. Dus ik moet daar de tijd voor nemen.’
Weet je wanneer die taak vervolgens afgerond wordt? Veel te laat. Of nooit. Omdat die ondernemer de lat veel te hoog legt om ermee aan de slag te gaan.
Die ondernemer had veel sneller en meer resultaat geboekt wanneer die gewoon aan de slag was gegaan. Want, om er maar een cliché in te gooien met een waarheid als een koe: al doende leert men. Een stap nemen levert altijd meer op dan wachten, wachten en wachten op de perfecte stap.
Ik denk dat iedere ondernemer last heeft van dat perfectionisme. Ikzelf in ieder geval zeker. In de beginjaren van mijn onderneming kon ik uren besteden aan het ‘goed’ krijgen van een mini-detail op mijn website. Terwijl het ook werkte zoals het was. En ik die tijd ook (en veel beter) had kunnen besteden aan ervoor zorgen dat potentiële klanten op die website terechtkwamen.
Ga voor progressie, niet voor perfectie. Want daarmee bereik je in minder tijd veel meer groei.
Stap 5: Plan je prioriteiten
Naast het reserveren van (minimaal) twee uur per week om te werken AAN je winkel in plaats van er IN, is het goed om iedere dag te kijken naar wat je prioriteiten zijn. Sta aan het begin van iedere dag even stil bij de vraag: wat moet ik vandaag doen om een stapje dichter bij mijn doelen te komen? Wat zijn vandaag prioriteiten om groei voor mijn winkel te realiseren?
Schrijf iedere dag voor jezelf op wat je 3 prioriteiten zijn voor die dag. Natuurlijk zijn er soms urgente taken die niet direct bijdragen aan je groei (zoals die belastingaangifte), maar probeer iedere dag 1 prioriteit te wijden aan de groei van je winkel. Dat mag iets kleins zijn, zoals het plegen van een telefoontje of iets nazoeken op internet. Maak het een prioriteit om iedere dag één klein stapje te nemen voor je groei, en je zal verbaasd staan over wat je binnen een paar maanden tijd hebt gerealiseerd.
Met de Kooplust Jaarplanner (een agenda speciaal voor winkeleigenaren) maken we het je overigens makkelijk om je prioriteiten te plannen, want er is iedere dag ruimte om jouw top 3 prioriteiten te noteren. Daarnaast vind je in deze agenda secties om bijvoorbeeld belangrijke cijfers van je winkel bij te houden, de vooruitgang van je winkel te analyseren én geef ik je een wekelijkse tip en exclusieve toegang tot een maandelijkse videoles die je helpt bij de groei van je winkel. Klik hier voor meer info over de Kooplust Jaarplanner.
Tijd om AAN jouw winkel te werken
Ik hoop dat de 5 stappen in deze blog jou helpen om meer tijd te besteden aan je prioriteiten en vaker AAN je winkel te werken in plaats van er IN. Want hoe meer tijd jij besteedt aan analyseren wat de belangrijkste activiteiten zijn voor je winkel en hoe meer tijd je inplant om jezelf op deze activiteiten te focussen, hoe meer groei je voor je winkel realiseert. Succes!