‘Ik heb geen tijd.’ Zeg jij dat ook weleens? Vast. Want wanneer ik met winkeliers spreek is dat de meest gehoorde reden waarom het hen niet gelukt is om ergens mee aan de slag te gaan. En hoewel er echt maar 24 uur in een dag zitten, zijn er zeker wel dingen die je kan doen om meer tijd voor je groei te creëren.
Welke activiteiten dat zijn, vertel ik je in de vlog van deze maand. Snel kijken dus!
VIDEO TRANSCRIPT
Je hebt nog zoveel plannen. Je wil je winkel omgooien, eens kritisch kijken naar je cijfers, intensiever met Facebook aan de slag, je medewerkers opleiden… Maar waar haal je in hemelsnaam de tijd vandaan? Hoe je meer tijd voor je groei creëert, dat vertel ik je in deze vlog.
Welkom bij deze Kooplust-vlog. Ik ben Marian Bekkers, eigenaresse van Kooplust. En via Kooplust inspireer ik winkels hoe zij meer klanten aantrekken en meer verkopen aan hun klanten. Er zijn natuurlijk talloze activiteiten die je kan ondernemen om dat voor elkaar te krijgen; die extra klanten en die extra verkoop. Maar wanneer je tijd tekortkomt, is het nogal lastig welke activiteit dan ook uit te voeren. Hoe jij toch tijd maakt voor die belangrijke activiteiten, dat neem ik met je door in deze vlog.
Grofweg gezien zijn er vaak 2 redenen die zorgen voor tijdgebrek. De eerste: we doen te veel zelf. En de tweede: we zijn met te veel projecten tegelijk bezig. Laat me je kort wat meer uitleggen over beide situaties.
De eigenwijze ondernemer
Als eerste: we doen te veel zelf. Ondernemers en ondernemende types zijn eigenwijs. Perfectionistisch ook. Ze denken altijd dat ze zelf alles het beste en het snelste kunnen. Ik kan het weten, want ik val zelf precies in dat hokje.
Ik kreeg daarover eens een goede les van een werkgever. Ik werkte destijds als bedrijfsleider in een winkel, en er moest een aantal goederen geretourneerd worden. We zaten met een deadline en het proces liep stukken langzamer dan gepland. Ik wist dat ik degene was die die artikelen het snelst ingepakt en verwerkt zou hebben, en dus zette ik mezelf aan die taak.
Een paar dagen later had ik een afspraak met mijn leidinggevende en we bespraken de situatie. Mijn manager vroeg me waarom ik besloten had zelf die goederen in te pakken, waarop ik antwoordde dat ik daarin het snelste was. En wat hij toen zei is me altijd bijgebleven. Hij vertelde: “Marian, jij bent misschien inderdaad de snelste in die taak. Maar ik heb je niet ingehuurd om goederen in te pakken. Ik heb je ingehuurd omdat jij goed bent in het aansturen van de winkel en het aansturen van medewerkers, in het omhoogkrikken van de omzet van deze winkel. Achter in het magazijn breng jij je geld niet op. Bezig zijn met de groei van de winkel, dat is waar jij van waarde bent.”
En hij had gelijk. Had ik mijn tijd besteed aan het coachen van die medewerkers, dan had dat het bedrijf veel meer opgeleverd. Die deadline van goederen retourneren, die had heus wel een paar daagjes verschoven kunnen worden. Ik focuste me op een detail, terwijl ik juist degene was die daar werd neergezet om de grote lijnen uit te stippelen. Dat is waar mijn toegevoegde waarde lag in dat team.
Ik wil dat ook jij op die manier gaat kijken naar alle taken die je uitvoert. Ja, je bent misschien degene die een taak het beste of het snelste uitvoert. Maar ben jij ook de persoon die zich op die taak moet focussen? Ben jij niet van veel grotere waarde wanneer je jezelf op een andere taak richt? Kan je, door je tijd te besteden aan een andere taak, niet veel meer groei voor je winkel realiseren?
Een tijd-scorekaart
Om je te helpen daar meer inzicht in te krijgen – in waar jij je tijd aan besteedt en of dat de juiste taken zijn voor jou om tijd aan te besteden – geef ik je een oefening. Houd 1 week lang eens bij waar jij je tijd aan besteedt. Deel de taken die je uitvoert daarbij op in categorieën.
Categorie 1 zijn taken die 10 euro waard zijn. Dat betekent dat je voor een bedrag van ongeveer 10 euro per uur iemand anders in zou kunnen huren om die taak uit te voeren. Taken die in die categorie vallen zijn bijvoorbeeld het schoonmaken van de winkel of het aanvullen van producten.
Categorie 2 zijn taken die 100 euro waard zijn. Het kan zijn dat die taak je 100 euro per uur kost om uit te besteden, of het is een taak die 100 euro per uur kan opleveren. Denk bijvoorbeeld aan het helpen van klanten. Een medewerker inhuren kost je misschien geen 100 euro per uur, maar een klant een uur goed helpen zou je zeker 100 euro op moeten leveren. Andere taken die in deze categorie kunnen vallen zijn bijvoorbeeld het bouwen van je website, het doen van de belastingaangifte of het afhandelen van klachten.
Categorie 3 zijn taken die 1000 euro waard zijn. Denk aan taken die de potentie hebben om duizend of duizenden euro’s op te leveren. Je cijfers analyseren om je inkoop aan te scherpen bijvoorbeeld. Het opzetten van een marketingactie. Het trainen van je medewerkers.
Welke taak precies in welke categorie valt bepaal je zelf, maar je krijgt in ieder geval een idee in welke richting je moet denken.
Houd op deze manier 1 week lang bij waar jij je tijd aan besteedt. Beperk jezelf dan trouwens niet tot de taken die je alleen in de winkel uitvoert. Kijk ook eens naar wat je thuis doet. Want je eigen huis schoonmaken valt wellicht ook in de 10-euro-categorie.
Een nieuwe manier van denken
Deze oefening geeft je een kraakhelder inzicht in of jij je tijd op de juiste manier aan het besteden bent. Je ziet direct hoeveel tijd jij spendeert aan taken die het verschil kunnen maken voor je winkel, die 1000-euro-taken.
Zie je aan het einde van de week dat jij je tijd met name besteedt aan 10-euro-taken, dan weet je dat er iets moet veranderen. Want dan ben jij je uren niet op een slimme manier aan het vullen.
In dat geval moet je meer taken overdragen aan je medewerkers, of – wanneer je alleen in de winkel staat – aan iemand die je inhuurt voor bepaalde taken. Jij bent misschien 3 uur per week kwijt aan het schoonmaken van je eigen huis, maar door het inhuren van een schoonmaakster creëer jij op die manier 3 uur waarin je keihard kan werken aan je marketing.
Zelfs wanneer je geen budget hebt om mensen in te huren, zijn er oplossingen. Zoek een stagiair die jou bepaalde taken uit handen kan nemen. Vraag hulp uit je omgeving. Er zijn altijd manieren om ervoor te zorgen dat jij meer tijd krijgt voor de taken waar juist jij uitermate geschikt voor bent.
Doe die oefening. Geef jezelf meer inzicht. Leer jezelf op deze manier te denken, om kritisch te kijken naar hoe jij je winkel het meeste geld oplevert. Zelfs al kan je op dit moment niet direct iets aanpassen, dan geeft het je een nieuwe manier van kijken. En ook dat is iets waard.
De chaotische ondernemer
De tweede reden waarom veel ondernemers tijdgebrek ervaren, is omdat ze met te veel projecten tegelijk bezig zijn. Ook dit is vast herkenbaar voor je. Je wil ergens mee beginnen, maar er ligt ook nog iets anders op je te wachten. En dan komt er ook weer even een collega of klant tussendoor. Aan het einde van de dag of week heb je het gevoel overal 5 minuten mee bezig te zijn geweest, maar niets écht gedaan te hebben.
Dit gevoel ontstaat doordat er geen duidelijke focus is. Je rent van hot naar her, van project A naar project B, zonder ergens echt aan te beginnen.
En laat me duidelijk zijn: natuurlijk komt er altijd iets tussendoor. Je kan niet tegen je klant zeggen: ‘Ho, wacht even, op dit moment ben ik mezelf ergens anders op aan het focussen.’
Stel je prioriteit
Wat je echter wel kan doen is het volgende: je eigen prioriteiten op een rijtje zetten. De oefening die ik zojuist uit heb gelegd helpt je hier al bij. De 1000-euro-taken, dat is waar jouw prioriteiten liggen. Maar ook daarin is nog een schifting te maken. Want je wil er slechts eentje kiezen. Kies 1 prioriteit. Welke dat is, dat bepaal je zelf. Die waarvan jij denkt dat het je winkel de meeste winst oplevert. Het opzetten van een marketingactie om meer klanten aan te trekken, bijvoorbeeld. Bepaal voor jezelf hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt.
En vervolgens verdubbel je die tijd. Want geloof me, je denkt altijd dat je iets sneller af hebt dan in de praktijk het geval blijkt te zijn. Denk jij dat je 5 uur nodig hebt om een goede actie op te zetten? Maak daar maar 10 uur van.
De volgende stap is om die tijd in je agenda te blocken. Dat hoeft niet in 1 keer. Als je 10 uur nodig hebt, kan je ook 5 weken een blokje van 2 uur reserveren. Kies daarvoor een rustig tijdstip. Ergens in de ochtend als de winkel net open is, of juist een avond waarop je winkel niet open is. Jij maakt die keuze.
Stoorzenders niet toegestaan
En ik wil dat je die tijd vervolgens ook echt blockt. Dat betekent dat je in die uren geen klanten helpt. Dat laat je over aan je collega’s. Of, wanneer je thuis aan je taak werkt, vertel je je partner en je kinderen dat je die tijd even niet gestoord wil worden.
En bereid je er maar op voor: dat storen gaat toch gebeuren. Je medewerkers komen toch naar je toe. Je kinderen hebben toch vragen. Maar als dat gebeurt, stuur je ze doodleuk weer weg. Laat je medewerkers zelf een oplossing verzinnen. Stuur je kinderen maar naar je partner.
Want weet je wat het is. In dat geval komt het ook wel goed. Geloof me, de wereld vergaat niet wanneer jij je even een paar uur niet met die vragen bemoeit. Echt niet.
Sterker nog, die anderen leren daarvan. Ze leren hun eigen inzicht te gebruiken. En ja, daarbij maken ze fouten. Maar ook daar leert die ander weer van. Laat ze die fout maar maken die jij misschien had kunnen voorkomen door je ermee te bemoeien. Het kan altijd weer opgelost worden. Echt waar.
Vind je het nu ontzettend moeilijk om die ander weg te sturen? Ga dan op een andere plek zitten. Ergens waar die ander je niet kan storen. Werk thuis als je medewerkers je in de winkel storen, of werk in een lunchroom of externe vergaderruimte wanneer je juist thuis gestoord wordt.
En zet je telefoon gerust uit. Focus je voor de volle 100% op dat ene project. Ook hier: de wereld vergaat niet als jij een telefoontje mist.
Tijd winnen door focus
Knoop in je oren: als je dit niet doet, als je niet tijd blockt voor 1 project en je in die uren niet voor de volle 100% focust op die ene taak, dan verlies je juist tijd.
Je hebt het vast weleens meegemaakt dat iemand iets zei, en dat je hersenen even moesten puzzelen om te bepalen waar die persoon het eigenlijk over heeft. Dat komt vaak omdat die persoon net een nieuw onderwerp ter sprake brengt, terwijl je het een paar minuten daarvoor nog over een heel ander onderwerp had. Je hersenen moeten dan opnieuw zoeken naar de context: waar gaat het eigenlijk over?
Dat werkt precies hetzelfde bij het schakelen tussen projecten of taken. Je hersenen hebben tussen die wisseling tijd nodig om te zoeken naar de context: waar ging het ook alweer over? Waar was ik? Wat heb ik al gedaan?
Door vaak te wisselen tussen taken of projecten, ben je veel tijd kwijt aan het zoeken van die context. Kijk maar eens naar het volgende schema.
Focus je je op 1 project, dan besteed je 100% van je tijd aan dat project. Switch je tussen 2 projecten, dan ben je 20% van je tijd kwijt omdat je zoekt naar de context van dat project. En schakel je tussen 5 projecten, dan kosten die wisselingen je 75% van je tijd. Kortom: je besteedt je tijd effectiever en krijgt meer gedaan wanneer je je op 1 project focust.
Leer jezelf dus om je te focussen op 1 taak. Block in je agenda die uren die je nodig hebt voor het opzetten van die marketingactie, of welke andere prioriteit jij dan ook kiest. Pas wanneer dat project klaar is, ga je door naar het volgende project. Ik weet dat je misschien met 3 dingen tegelijk bezig wil zijn en alles zo snel mogelijk afgerond wil hebben, maar knoop in je oren: dat lukt je niet. Ga liever wat langzamer en richt je op 1 ding tegelijk, want zo zorg je dat je juist meer tijd voor jezelf en voor dat project creëert.
Durf tijd te maken
Als laatste wil ik je nog 1 ding op het hart drukken. Durf tijd te maken voor je prioriteiten. Ik zeg bewust ‘durf’, want het kost lef. Het kost lef om andere dingen opzij te zetten en je te concentreren op datgene wat echt belangrijk is.
Het is zo makkelijk om je te laten leiden door de waan van de dag. Door de leveringen die binnenkomen, de artikelen die geprijsd moeten worden en de klanten de hulp nodig hebben.
Al die taken moeten gebeuren, absoluut. Maar eens in de zoveel tijd moet je tijd vrijmaken om een stapje terug te doen en objectief naar je winkel te kijken. Alleen dan ben je in staat om groei te realiseren voor je winkel.
Durf tijd te maken voor die prioriteiten. Want het is een noodzaak als jij je winkel wil laten groeien.
En daarmee zijn we aan het einde gekomen van deze vlog. Vond je deze video leuk, abonneer je dan op het Youtube-kanaal van Kooplust, deel de video met anderen of schrijf jezelf in voor de Inspiratiemails van Kooplust, zodat je alle nieuwe blogs vanzelf in je inbox ontvangt.
Dank je wel voor het kijken en tot de volgende video!
Via de Inspiratiemails ontvang je wekelijks praktische tips voor je winkel (niet te lezen op de website van Kooplust!), toegang tot exclusieve events en af en toe een aanbieding om samen te werken met Kooplust. En: nu tijdelijk als bonus het e-book 'De 5 stappen om een slechtverkopend product te slijten' als cadeau bij je inschrijving.
Je gegevens worden verwerkt volgens het Privacybeleid van Kooplust.