Help! Mag ik mijn klanten nog wel mailen? - Kooplust

Help! Mag ik mijn klanten nog wel mailen?

Heel wat e-mails de laatste tijd, allemaal met dezelfde vraag: “Help Marian, mag ik mijn klanten straks nog wel mailen?” Ze refereren naar een nieuwe wet die in mei van dit jaar in werking treedt. En om je maar meteen gerust te stellen: nee, die wet betekent niet dat jij je klanten niet meer mag mailen.

De regels worden echter wel wat strenger en dat betekent dat je misschien het een en ander moet aanpassen. In deze blog leg ik je uit wat er verandert en wat dat voor jou betekent.

Inschrijven op je nieuwsbrief


Laten we beginnen bij het begin. Iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief (of andere e-mails). Je moet jezelf hierbij aan de volgende regels houden:

  • Het moet duidelijk zijn dat iemand zich inschrijft voor je nieuwsbrief. Je mag iemand dus bijvoorbeeld niet vragen zichzelf in te schrijven voor je klantenbestand, en die persoon dan automatisch ook inschrijven voor je nieuwsbrief. Als jij niet duidelijk hebt aangegeven dat inschrijven in je klantenbestand (onder andere) betekent dat die persoon je nieuwsbrief ontvangt, mag je deze persoon niet mailen. Verstop het akkoord op het ontvangen van e-mails dus nooit in andere voorwaarden of acties.
  • Het automatisch inschrijven voor een nieuwsbrief bij aankoop in een webwinkel mag dus ook niet. Heb je nu bijvoorbeeld een checkbox staan met een tekst als: ‘Ja, ik wil de nieuwsbrief ontvangen’? Zorg dan dat er niet al automatisch een vinkje is geplaatst in deze checkbox, want dat is niet toegestaan. Iemand moet zelf bewust het vinkje plaatsen, anders verkrijg je de toestemming op een illegale manier.
  • Geef tijdens het inschrijfproces aan hoe vaak iemand een e‑mail kan verwachten.

Deze regels zijn niet nieuw. Zo was het verstoppen van een inschrijving in je algemene voorwaarden al verboden. Niet iedere winkel houdt zich er echter aan… De consequenties worden wel zwaarder: houd je jezelf niet aan deze regels, dan kan je een maximale boete van 20 miljoen euro of 4 procent van je totale omzet krijgen. Wel zo slim om je aan de regels te houden, dus.

Data-verzameling


Een andere consequentie van de GDPR (ofwel: de General Data Protection Regulation, zoals de nieuwe Europese wet heet) is dat je meer gegevens moet verzamelen over je inschrijfproces. Om precies te zijn het volgende:

  • Je moet bijhouden hoe en wanneer iemand zich inschrijft voor je nieuwsbrief.

Dat betekent dat je moet kunnen laten zien of iemand zich bijvoorbeeld online of in je winkel heeft ingeschreven, en waar die persoon precies toestemming voor heeft gegeven. Gebruik je verschillende inschrijfmogelijkheden op je website, dan moet je ook kunnen aantonen via welke inschrijfbox iemand zijn of haar gegevens heeft achtergelaten (en wat er precies in die inschrijfbox staat).

Deze gegevens bijhouden is op dit moment nog niet verplicht, maar vanaf 25 mei 2018 wel. Check even hoe jouw e‑mailprogramma (zoals MailChimp) dit nu verwerkt. Veel van dit soort programma’s registreren al via welk formulier iemand zich inschrijft. Registreert jouw e‑mailprogramma dit niet? Of voeg je vaak handmatig e-mailadressen toe, bijvoorbeeld omdat mensen zich inschrijven op de winkelvloer? Dan zul je moeten zorgen dat je deze informatie toevoegt of op een andere manier bijhoudt.

Houd er daarnaast ook rekening mee dat deze wetgeving niet alleen geldt voor nieuwe inschrijvers, maar ook voor je bestaande mailbestand. Heb je voor deze groep niet genoteerd wanneer en hoe zij zich hebben ingeschreven? Dan zul je deze informatie alsnog moeten verzamelen. De meest simpele manier om dat te doen is door je bestaande bestand een e-mail te sturen, waarin je een link of knop plaatst om hun inschrijving te bevestigen. Leg uit dat je volgers door de link of knop aan te klikken ingeschreven blijven staan op je nieuwsbrief. Niet klikken betekent dat ze uitgeschreven worden. Zo kun je altijd aantonen dat jouw volgers zich ingeschreven hebben voor je nieuwsbrief en wanneer ze dat hebben gedaan.

Privacybeleid


Schrijft iemand zich voor jouw nieuwsbrief in, dan ben je verplicht die persoon tijdens het inschrijven te informeren over het volgende:

  • Welke gegevens precies vastgelegd worden.
  • Voor welke periode je die gegevens vastlegt.
  • Met welk doel de gegevens worden vastgelegd en wat je met de gegevens doet.
  • Als persoonsgegevens gebruikt worden om er profielen mee op te bouwen, moet je informeren over de profilering en de gevolgen daarvan. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer jij registreert wat mensen kopen, en hun op basis van hun aankoopgedrag bepaalde e-mails stuurt.

Dat klinkt als een heleboel informatie, maar wat je bijvoorbeeld kan doen, is dit soort informatie in een privacybeleid samenvatten. Bij het inschrijfformulier op je website (of het inschrijfformulier in je winkel) verwijs je dan naar je privacybeleid. Dit privacybeleid moet te bekijken zijn voor iedereen op ieder moment. Plaats het dus bijvoorbeeld op je website.

Gebruik je e‑mailadressen trouwens ook om personen op Facebook te retargeten via advertenties? Vermeld dit dan in je privacybeleid, omdat het betekent dat je gegevens doorgeeft aan een derde partij (en daarover dien je iemand ook te informeren).

En nee, in je privacybeleid zetten dat iemand zich automatisch inschrijft voor je nieuwsbrief bij het inschrijven voor je klantenbestand mag dus niet. Maar bovenstaande 4 punten in je privacybeleid benoemen en daarnaar verwijzen op een inschrijfformulier voor je nieuwsbrief, dat mag wel.

(Voorbeelden van een privacybeleid vind je overigens meer dan genoeg op internet, een Google‑opdracht leidt je vanzelf naar een aantal voorbeeldteksten.)

Je verzendadres


De nieuwe wetgeving maakt het verplicht om duidelijk te zijn over van wie de e-mails komen, en verplicht je ook om het mogelijk te maken voor ontvangers om te reageren op je e-mail. Dat betekent dat je geen ‘no-reply’‑e-mailadres mag gebruiken.

Uitschrijven


En last but not least: je bent verplicht de optie aan je volgers te bieden om zich uit te schrijven van je mailings. Iedere e‑mail die je verstuurt, moet een uitschrijflink bevatten. Daar is niets nieuws aan, maar mocht je het nog niet geregeld hebben dan wordt het tijd dit nu te doen!

Samengevat…


Samengevat zijn er dus een aantal nieuwe regels, en een aantal regels die al bestonden maar in de nieuwe wet aangescherpt zijn. De nieuwe regels zijn:

  • Je moet aan kunnen tonen hoe en wanneer iemand zich inschreef voor je nieuwsbrief (bij nieuwe én bestaande inschrijvers!).
  • Je moet iemand informeren over je privacybeleid.
  • Je mag geen ‘no-reply’‑e‑mailadres gebruiken om je e‑mails mee te sturen.

De overige regels bestonden al, maar zijn aangescherpt of er hangt een zwaardere consequentie aan. Dat zijn de volgende regels:

  • Iemand op de een of andere manier automatisch inschrijven mag niet. Het moet een duidelijke en bewuste handeling van je klant vragen.
  • Iedere e‑mail moet een uitschrijflink bevatten.

Doe je dit allemaal op zo’n manier dat de doorsneegebruiker het snapt (geen ingewikkelde of onduidelijke taal dus), dan hoef je je nergens zorgen over te maken.

Transactionele e-mails (zoals e-mails met een orderbevestiging, factuur, verzendbevestiging enzovoorts) vallen overigens buiten deze regeling. Deze mag je altijd versturen aan een klant, maar hier mag geen commerciële inhoud in staan. Dat betekent dus bijvoorbeeld dat je er geen andere producten in mag promoten.

Goed om te weten


En tot slot goed om te weten: de wettekst van de GDPR is niet waterdicht, bepaalde artikelen of begrippen laten ruimte voor interpretatie. De Autoriteit Persoonsgegevens (de Nederlandse toezichthouder op deze wetgeving) zegt bijvoorbeeld:

“De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vindt het belangrijk om u goed voor te lichten over de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 geldt. Maar de AP kan op dit moment nog niet al uw vragen over de nieuwe Europese privacyregels beantwoorden. Dit heeft onder andere te maken met verduidelijking van de regels binnen de EU, de nationale uitvoeringswet en nieuwe jurisprudentie.”

Anders gezegd: niemand weet tot in de puntjes wat de wetgeving precies gaat betekenen. Het kan dus zijn dat in de loop van de tijd regels verder worden aangescherpt of toch net iets anders worden uitgelegd.

Ik heb tientallen artikelen over de nieuwe wetgeving doorgespit om je te helpen, maar kan (ook vanwege bovenstaande uitleg) niet garanderen dat deze blog volledig en compleet is. Wil je daarover meer zekerheid, laat je dan adviseren door een jurist of advocaat.

Nog meer (exclusieve) tips ontvangen?

Schrijf jezelf dan in voor de Inspiratiemails. Via de Inspiratiemails ontvang je wekelijks praktische tips voor je winkel (niet te lezen op de website van Kooplust!), toegang tot exclusieve events en af en toe een aanbieding om samen te werken met Kooplust. En: als bonus een ebook met 50 tips om klanten te winnen voor jouw winkel!

Je gegevens worden verwerkt volgens het privacybeleid van Kooplust.

Afbeeldingen via Unsplash.

BewarenBewaren

Kooplust gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat deze website beter werkt, voor webstatistieken en marketingdoeleinden. Meer info over de cookies van Kooplust

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close