4 stappen om te delegeren - Kooplust

4 stappen om te delegeren

Heb jij taken weleens gedelegeerd aan je team? En ben je daar heel snel weer mee gestopt? Dan lag dat waarschijnlijk niet aan de kwaliteit van je team, maar aan de kwaliteit waarmee jij delegeerde. Delegeren kan je leren, gelukkig. Met de 4 stappen die ik je in deze blog geef, leer ik je hoe het delegeren een volgende keer stukken beter gaat.

Werken aan de groei van je winkel betekent tijd maken voor die groei. Veel winkeliers hebben echter hun handen vol aan allerlei taken en zetten daarom de groei van hun winkel maar als laatste op hun takenlijstje. Wanneer ik daar met ondernemers over spreek, vraag ik altijd: ‘Wie kan taken van jou overnemen?’ En meestal krijg ik in dat geval een hele waslijst aan redenen waarom medewerkers niet geschikt zijn om bepaalde taken over te nemen. Kern van het verhaal: dat delegeren, dat is al eens geprobeerd en het werkte niet.

Ik vraag dan altijd even door hoe dat delegeren in zijn werk ging. En meestal kom ik er dan achter dat die winkelier wellicht dacht dat hij of zij aan het delegeren was, maar dat eigenlijk op een foute manier aanpakte. Resultaat: het delegeren gaat compleet mis.

Omdat ik zelf jarenlang leiding heb gegeven aan allerlei teams, wilde ik een aantal tips met je delen over hoe je delegeert op de juiste manier. We beginnen met stap 1.

Stap 1: Bereid jezelf voor


Stap 1 in delegeren is dit: bereid jezelf voor. Zet eens op een rijtje wat jij eigenlijk van die taak én van je medewerker verwacht. Want als dat voor jou niet duidelijk is, dan wordt het dat al helemaal niet voor je medewerker.

Denk bijvoorbeeld na over hoe vaak en wanneer de medewerker de taak moet uitvoeren, het budget en wanneer je een update verwacht. Overigens hoef jij niet per se alles zelf te bepalen. Vraag op een later moment ook gerust de input van de medewerker zelf. Maar schrijf voor nu in ieder geval vast je eigen ideeën op.

Gaat het trouwens om een taak die veel verschillende stappen inhoudt? Dan kan het handig zijn even de tijd te nemen om een soort stap-voor-stapgids voor je medewerker te maken. Zo zorg je ervoor dat je medewerker altijd naar deze gids kan grijpen bij vragen.

Stap 2: Bereid je medewerker voor


Stap 2 is het voorbereiden van je medewerker. Je moet doorspreken met die persoon wat je van hem of haar verwacht. Soms denken winkeliers dat dit vanzelf gaat. Ze zeggen tegen een medewerker: ‘Vanaf nu ben jij verantwoordelijk voor de Facebook berichten van de winkel’, en verwachten dan dat de medewerker precies begrijpt wat de bedoeling is.

Dan gaat het dus mis. Bespreek de taak. Vertel hoeveel Facebook berichten je per week verwacht, waar deze over mogen of moeten gaan en alle andere zaken die jij belangrijk vindt.

Vergeet ook niet te vertellen waarom deze taak belangrijk is voor de winkel. Wat levert het op? Nieuwe klanten, hogere aankopen, een sterkere band met je klanten? Deel het met je medewerker, zodat hij of zij weet waarom het goed uitvoeren van deze taak van belang is.

Tot slot check je of je medewerker nog vragen heeft, en vraag je eventueel om in eigen woorden de taak samen te vatten, zodat je zeker weet dat wat je hebt verteld goed is overgekomen. Nodig je medewerker ook uit om eigen input te geven: kan de taak naar zijn of haar idee op de een of andere manier beter uitgevoerd worden? 

Stap 3: Geef de taak uit handen


De volgende stap is het uit handen geven van de taak. Klinkt simpel, maar ook hier gaat het vaak mis. Ondernemers willen namelijk nogal eens iets delegeren, zonder het uit handen te geven. Soms betekent dit dat de ondernemer iedere seconde van de taak alsnog over de schouder van de medewerker meekijkt, en soms betekent het dat een medewerker de taak wel krijgt, maar geen verantwoordelijkheid.

Even ingaand op dat eerste: iedere seconde over de schouder van je medewerker meekijken – niet doen. Natuurlijk, de eerste keer dat je de taak uitlegt loopt je medewerker met je mee. De tweede keer laat je hem of haar de taak uitvoeren terwijl je meekijkt. Maar daarna moet je medewerker vrij snel zonder jou aan de slag. Blijf niet iedere seconde meekijken. Dat, mijn lieve mensen, is geen delegeren.

Hetzelfde geldt voor het delegeren van een taak, zonder het delegeren van verantwoordelijkheid. Als een medewerker alsnog om de 5 minuten bij jou moet aankloppen omdat jouw goedkeuring nodig is voor het een of ander, dan ben je niet aan het delegeren.

Het doel van delegeren is je medewerker steeds meer vrijheid geven in het uitvoeren van de taak. Natuurlijk mag dat in stapjes. Maar geef het wel uit handen. Doe je dat niet, dan demotiveer je juist je medewerker. Je hebt ze een wassen neus geboden: ze krijgen een taak, maar in de praktijk betekent het dat ze die taak niet zelf mogen uitvoeren. En daar wordt niemand blij van. Geef die taak dus wel écht uit handen.

Stap 4: Geef feedback


Stap 4 is het geven van feedback. Niemand doet een taak de eerste keer perfect. Verwacht dat dus ook niet. Maar nog belangrijker is dat je de taak niet terugneemt omdat het niet naar je zin is.

Geef je medewerker tijd. Ook jij deed die taak de eerste keer niet perfect. Geef dus feedback over hoe het beter kan, maar laat je medewerker ook degene zijn die die aanpassingen maakt. Niet zelf gaan doen, want daarmee blokkeer je de groei van je medewerker. En ben je uiteindelijk alsnog alles zelf aan het doen.

Plan die tijd voor het geven van feedback in. Spreek bijvoorbeeld met je medewerkers af dat zij je even aan je jas trekken wanneer die ene taak is afgerond, zodat jullie samen het verloop en de uitkomst kunnen doorspreken.

Wat niet te doen


Het is zelden nodig voor jou om een taak terug in handen te nemen. Als dat nodig is, dan betekent het waarschijnlijk dat je niet genoeg tijd hebt besteed aan het trainen en begeleiden van je medewerker. Anders gezegd: het ligt vaker aan wat jij niet deed, dan aan wat je medewerker niet deed.

Het trainen van je team en daarmee het volledig kunnen delegeren van een taak, kost tijd. Misschien denk je dat dat de reden is om toch maar niet te delegeren. Het kost je tenslotte minder tijd om het zelf te doen.

Maar vergeet niet: het kost je vandaag misschien een halfuur om een taak van 5 minuten uit te leggen, en volgende week nog een halfuur. De winst ligt echter niet op korte termijn, maar op lange termijn. Want stel dat jij die taak van 5 minuten iedere dag uitvoert. Dan kost het je 60 minuten extra om te delegeren, maar tegen het einde van het jaar heb jij jezelf ruim 29 uur bespaard!

 

Nog meer (exclusieve) tips ontvangen?

Schrijf jezelf dan in voor de Inspiratiemails. Via de Inspiratiemails ontvang je wekelijks praktische tips voor je winkel (niet te lezen op de website van Kooplust!), toegang tot exclusieve events en af en toe een aanbieding om samen te werken met Kooplust. En: als bonus een ebook met 50 tips om klanten te winnen voor jouw winkel!

Je gegevens worden verwerkt volgens het privacybeleid van Kooplust.

Afbeeldingen via Pexels en Unsplash.

BewarenBewaren

BewarenBewaren