“Delegeren kan je leren.” Het is zo’n uitspraak die je weleens leest. Maar na jaren ervaring kan ik je vertellen: ook ik ben nog steeds niet uitgeleerd als het op delegeren aankomt. Daarom deel ik in deze blog de drie delegeer-fouten die ik maakte.
Leidinggeven doe ik al jaren. Ik begon ermee op mijn 19e en doe het nog altijd dagelijks. En dat betekent ondertussen zo’n 18 jaar ervaring op de teller. Ik zal je vertellen: het is niet altijd even makkelijk. Iets wat jij als je met een team werkt waarschijnlijk ook dagelijks ervaart.
Zelfs na 18 jaar trap ik nog met enige regelmaat in een aantal welbekende valkuilen rondom het delegeren. En de eerste misser die ik maakte, is misschien wel meteen de meest herkenbare.
1 – Niet delegeren omdat je het zelf beter kan
Als leidinggevende hebben we nu eenmaal de neiging te denken dat we het zelf het best of het snelst kunnen. En bij heel wat gelegenheden is dat misschien ook wel gewoon waar. Ik herinner me althans als de dag van gisteren een situatie waarin dat het geval was.
Toen ik een jaar of 22 was, werkte ik als bedrijfsleider voor Diesel. Als het seizoen voorbij was, werd aan de winkel gevraagd om de overgebleven goederen van dat seizoen in te pakken en op te sturen naar het hoofdkantoor in Italië. Daar stond een strikte deadline voor. En mijn winkel dreigde die deadline te missen.
Op mijn vrije dag zette ik daarom koers naar de winkel. Daar aangekomen vroeg ik me af hoe dat inpakken van die goederen het snelst klaar zou zijn. Na wat wikken en wegen was het me duidelijk: ik (structuurmiep die ik ben) zou dat klusje het snelst en het meest gestructureerd klaren. En dus ging ik aan de slag.
Een paar uur later stonden de dozen met goederen klaar. En toevallig kwam mijn manager net de winkel binnen lopen. Vast en zeker om mij een complimentje te geven, dacht ik zo…
Maar niets was minder waar.
Mijn manager vroeg me waarom ik zelf aan het inpakken geslagen was. “Omdat ik dat het snelst voor elkaar krijg”, vertelde ik.
Wat mijn manager me toen antwoordde ben ik nooit vergeten. Sterker nog: zijn antwoord spookt nog regelmatig door mijn hoofd. En ik ben mijn toenmalige manager nog altijd dankbaar voor die les. Hij zei het volgende:
“Marian, het kan heel goed zijn dat jij die taak het snelst uitvoert. Maar dat is niet de reden waarom ik je aangenomen heb. Ik heb je aangenomen om dát te doen waar jij in uitblinkt: het aansturen van dit team en samen met hen deze winkel naar een hoger niveau tillen. Dat is waar jij goed in bent. Door dat te doen, lever jij de meeste waarde op voor deze winkel. Laat iemand anders maar inpakken en laat het maar wat langer duren. Als dat betekent dat jij je dan kan richten op wat er het meest toe doet, winnen we op de lange termijn meer.”
Ik was er even stil van, toen hij dat zei. Het landde als een baksteen: hij had gelijk. Het gaat niet om doen wat je kan, het gaat om doen waar je het allerbest in bent.
Heb ik toen mijn lesje geleerd? Niet helemaal. Want tot op de dag van vandaag trap ik met enige regelmaat nog in de valkuil van alles zelf willen doen. Omdat het vaak als de makkelijkste optie voelt.
Maar zoals ik al schreef: mijn toenmalige manager komt dan wel weer even rondspoken in mijn hoofd. En dan probeer ik zijn woorden toch weer te volgen. Het gaat met vallen en opstaan. Ik ben er nog lang niet. Maar zijn les wijst me altijd weer in de juiste richting.
2 – Niet delegeren omdat je denkt dat het niet mogelijk is
Toen ik in 2012 startte met Kooplust, was er geen andere optie dan alles zelf doen. En dus begon ik ook op die manier. Maar gaandeweg groeide mijn bedrijf. Wat betekende dat het uitbesteden van bepaalde taken nodig werd.
Na een paar jaar was er een taak die ik nog altijd zelf op me nam, maar die ik eigenlijk ook heel graag wilde delegeren: het beantwoorden van e-mail. De algemene inbox van Kooplust bijhouden kostte me uren tijd. Tijd die ik graag wilde besteden aan de groei van mijn bedrijf.
‘Maar ja’, dacht ik, ‘het is geen fulltime taak. En iemand dat parttime laten doen, werkt toch niet?’
Naar mijn idee moest iemand echt wel alle ins en outs weten van Kooplust om mijn e-mail te beantwoorden. Ik bleef het dus maar gewoon zelf doen.
Totdat ik een andere onderneemster ontmoette, en haar mijn dilemma voorlegde. “Dat is nou precies wat ik ook dacht”, vertelde ze me. “Maar ik ben het toch gaan proberen en heb iemand gevonden die me daar parttime mee helpt. En het gaat super!”
Dat was het zetje dat ik nodig had om het beantwoorden van mijn e-mail toch te delegeren aan een ander. En ondertussen kan ik je zeggen: het is wél mogelijk om die onmogelijke taak uit te besteden. Tuurlijk ging het niet meteen van een leien dakje en was er een inwerkperiode. Maar het leerde me wel dat zelfs dat waarvan je denkt het zelf te ‘moeten’ doen, te delegeren is.
3 – Niet delegeren omdat die ander niet gekwalificeerd is
Alhoewel ik heb geleerd dat het beantwoorden van e-mail prima te delegeren is, zijn er ook taken waarbij het delegeren minder goed verliep. Vast iets wat herkenbaar is voor jou, want ja: af en toe toont de praktijk aan dat iemand anders toch echt niet de kwaliteiten heeft die nodig zijn voor het uitvoeren van een taak. En de consequentie daarvan is meestal dat je toch maar weer zelf aan de slag gaat.
Gebeurt dat, dan heb je twee opties: die ander trainen, of zoeken naar een partij die meer geschikt is.
Zelf stond ik ook voor die keuze, een aantal jaar geleden. Zoals je waarschijnlijk weet, schrijf ik ontzettend veel. Nieuwsbrieven, blogs, e-books, werkboeken, enzovoort. En met enige regelmaat kreeg ik de spellingpolitie op mijn dak. Wanneer ik schrijf, focus ik me namelijk vooral op de boodschap die ik over wil brengen. En ja, dan sluipt er weleens een spellingfout in de tekst. Ik ben tenslotte ook maar een mens ;-).
Nu is het uiteraard zo dat voor de professionaliteit van mijn bedrijf, foutloze teksten de voorkeur hebben. Ik werkte destijds samen met een assistent, die me aangaf met liefde mijn teksten te controleren. Zij voerde al een aantal andere taken voor me uit (zoals het inplannen van mijn blogs), en dus was het superhandig als zij ook even het controleren van die teksten erbij deed.
Maar na een tijdje merkte ik: ze haalde niet alle fouten eruit. En dat betekende dat ik zelf alsnog bezig was met het nalezen van alle teksten (en ja, ook ik zag nog weleens iets over het hoofd).
Conclusie: het delegeren werkte niet. En dus stond ik voor de keuze: mijn assistent trainen en bijvoorbeeld een cursus laten volgen? Of op zoek gaan naar een andere partij?
Ik koos voor dat laatste. Ik heb de taak overgedragen aan een gespecialiseerde partij die dagelijks talloze teksten controleert. Zodat ik me tijdens het schrijven kan focussen op de boodschap, maar ook foutloze teksten op de website kan plaatsen.
Wat het me leerde was dit: wanneer het niet lukt om zelf iets te delegeren aan je mensen, dan kan hulp van een externe partij een uitkomst zijn. Dat scheelt bergen tijd, levert meer professionaliteit op en geeft de rust en de ruimte om je te richten op dat waar je zelf wel goed in bent.
Wat zou jij moeten delegeren?
Ik denk dat iedere ondernemer wel taken heeft waarvan hij of zij weet dat het nodig is om die te delegeren. Maar dat delegeren blijft uit. Omdat je denkt dat je het zelf beter kan. Omdat je denkt dat het niet mogelijk is om te delegeren. Of omdat je medewerkers onvoldoende gekwalificeerd zijn om bepaalde taken over te nemen.
Er is een taak waar – volgens de ervaring die ik heb opgedaan tijdens het samenwerken met zelfstandige winkeliers – heel vaak een delegeer-uitdaging ligt: het begeleiden van medewerkers op het gebied van verkoopvaardigheden en service.
Iets waarvan je misschien denkt: het is niet mogelijk om dat uit te besteden.
En dus houdt menig ondernemer die taak in eigen handen. Met het gevolg dat er te weinig gebeurt op dat gebied. Want jij als ondernemer komt tijd tekort om je medewerkers goed te begeleiden en te trainen. Je weet niet hóé je je medewerkers op de juiste manier begeleidt. Of je durft het niet goed aan om je medewerkers te trainen, omdat je bang bent dat het frustratie oplevert.
De consequentie daarvan kan zijn dat je een team rond hebt lopen dat onvoldoende gekwalificeerd is om klanten op de juiste manier te helpen. En in sommige gevallen betekent het zelfs dat het helpen van klanten iets wordt wat een ondernemer daarom niet meer goed durft te delegeren aan medewerkers. (Neem jij bijvoorbeeld weleens een verkoopgesprek over omdat je medewerker naar jouw idee te weinig verkoopkennis heeft?)
Vraag jezelf eens af:
- Heb jij het gevoel dat jij groei voor je winkel realiseert wanneer je team betere verkoopvaardigheden heeft?
- Realistisch gezien: hoeveel tijd heb jij de afgelopen periode besteed aan het begeleiden en trainen van je team op verkoopvaardigheden? En is dat voldoende tijd om je team op het door jou gewenste niveau te krijgen?
Als jij naar jouw gevoel onvoldoende tijd of onvoldoende vaardigheden hebt om je team te begeleiden en te trainen op verkoopvaardigheden en service, dan is het misschien tijd om dat uit te besteden. Het scheelt je tijd, levert meer professionaliteit op en geeft de rust en de ruimte om je op datgene te richten waar je zelf wel goed in bent.
Maar ja, kan dat? Het trainen van je medewerkers en hen begeleiden bij hun verkoopvaardigheden, uitbesteden?
Ja hoor, dat kan. En dat is iets waar Kooplust je bij kan helpen. Kijk maar eens naar de Service Academy van Kooplust.
Twijfel je weleens over je eigen verkoopvaardigheden? Omdat jouw verkooptechnieken zelf zijn aangeleerd? Of ben je juist heel tevreden over je eigen inspanningen, maar mis je 'dat stapje extra' bij je verkoopmedewerkers? Is een meer gemotiveerd of commerciëler verkoopteam iets wat hoog op jouw wensenlijstje staat?
Dan is de Kooplust Service Academy voor jou. Want dat programma helpt jouw winkel naar een hogere omzet, blijere klanten en gemotiveerde medewerkers.